تؤثر بيئة العمل الداخلية في المؤسسات على إنتاجيتها ونجاحها وتحقيقها لمزيد من الأرباح، حيث ينعكس الرضا الوظيفي عند منسوبي المؤسسة على الناتج النهائي للخدمات والمنتجات التي يقدمونها؛ لذلك تهتم أقسام الموارد البشرية في مختلف الشركات بالجانب المعنوي للموظفين وتسعى لتحسينه وزيادة اتزانه بشكل مستمر، وهنا نذكر لك 15 طريقة فعالة تساعدك في تعزيز قدرات وكفاءة العاملين بمؤسستك.
مفهوم تعزيز قدرات وكفاءة العاملين:
تعزيز قدرات وكفاءة العاملين هو عملية تهدف إلى تطوير وتحسين مهارات وأداء العاملين داخل منظمة أو مؤسسة. تهدف هذه العملية إلى زيادة معرفتهم وفهمهم للمهام والمسؤوليات التي يقومون بها، وتطوير مهاراتهم وقدراتهم لأداء الأعمال بفعالية وكفاءة أكبر.
تشمل عملية تعزيز قدرات وكفاءة العاملين مجموعة متنوعة من الأنشطة والممارسات مثل تدريب الموظفين في وورش العمل والتعلم الذاتي والتطوير المهني. يتم توجيه هذه الأنشطة نحو تحقيق الأهداف والمستويات المطلوبة من العاملين، سواء كانت ذلك في تطوير مهارات تقنية محددة أو تطوير مهارات القيادة والاتصال أو تعزيز الوعي بأحدث التطورات في مجال العمل.
عملية تعزيز قدرات وكفاءة العاملين تعتبر جزءًا أساسيًا من استراتيجية تطوير الموارد البشرية لأي منظمة، حيث تساهم في تعزيز الأداء الفردي والجماعي وبالتالي تحسين إنتاجية المؤسسة وتحقيق أهدافها بفعالية أكبر. تعتبر الاستثمار في تعزيز قدرات وكفاءة العاملين استثمارًا حيويًا لضمان استمرارية النجاح والنمو في العالم المعاصر المتطور.
أهمية تعزيز قدرات وكفاءة العاملين
تسعى كل مؤسسة إلى تحسين بيئة العمل الداخلية وجعل سير العمل أكثر سلاسةً وتنظيمًا لتوفير مناخ إيجابي يساعد الموظفين على تحسين الإنتاجية ورفع مستويات أدائهم؛ مما ينعكس إيجابيًا على المؤسسة ونجاحها.
وتكمن أهمية تعزيز قدرات وكفاءة العاملين بالمؤسسة في إنه أحد أبرز العوامل التي تساهم في تمكّن المؤسسة من تحقيق أهدافها في أسرع وقت وبأقل تكلفة وبجودة عالية، حيث إنه لا يكفي أن يتحلى الموظفون بالقدرات والمهارات اللازمة لأداء العمل بكفاءة، بل يجب أن يشعروا بأنهم يعملون في بيئة تشجعهم وتحفزهم على الابتكار والإنتاجية بأعلى مستوى.
كما يساهم هذا الأمر في الحد من معدل دوران الموظفين وما يترتب عليه من تكاليف باهظة على المستوى المادي والعملي أيضًا، حيث يشعر الموظفون بالانتماء للمؤسسة التي تعمل على توفير بيئة عمل صحية لهم، ويصبحون متقبلين للاستمرار في العمل بها لأطول فترة ممكنة.
أهم عوامل رفع أداء الموظفين وقدراتهم
هناك مجموعة كبيرة من العوامل التي تعمل على تعزيز قدرات وكفاءة العاملين بالمؤسسة، وفيما يلي سنذكر أبرز تلك العوامل:
1ـ وجود هدف واضح للمؤسسة
يؤدي غياب الهدف الواضح الذي تسعى إليه المؤسسة إلى قيام كل شخص بالعمل في اتجاه مختلف عن غيره من الموظفين؛ مما يترتب عليه تشتيت الجهود والانحراف عن الهدف المراد.
ومع استمرار هذا الأمر لفترات طويلة، قد يدفع هذا الأمر الكثير من الموظفين للبحث عن فرص عمل في أماكن أخرى يشعرون فيها بأنهم يحققون إنجازات ملموسة فعلًا؛ لذا ينبغي على الإدارة أن تعلن عن أهداف واضحة وملموسة يمكن قياسها ودعوة الموظفين إلى المشاركة في تحقيق تلك الأهداف مما يزيد من حماسهم في أداء مهامهم الوظيفية.
2ـ مشاركة الموظفين في وضع أهداف المؤسسة
ربما ترى أن هذا الأمر بسيطًا للغاية لكن من الضروري أن تدرك أن أثره عظيمًا على نفسية الموظفين في المؤسسة، حيث إن حرص الإدارة على أن تشارك موظفيها في وضع أهداف المؤسسة يؤكد لهم أنهم شركاء بالفعل في النجاح، ويزيد من ثقتهم في أنفسهم، ويعزز من قدرتهم على الابتكار والتخطيط الاستراتيجي؛ مما سينعكس إيجابيًا بلا شك على أداء وإنتاجية المؤسسة.
3ـ تحديد المهام وتقسيم المسؤوليات
يمثل عنصر التنظيم في أداء المهام عاملًا أساسيًا في نجاح المؤسسة من عدمه، حيث إن غياب تحديد الأدوار الوظيفية بدقة خلال دورة العمل يتسبب في حدوث مشكلات كثيرة وتضارب في الأعمال وإهمال بعض جوانب العمل دون قصد وقضاء الموظفين لكثير من الوقت دون معرفة ما يجب عليهم القيام به وغيرها من الأضرار التي تلحق بالعمل وتؤثر على إنتاجية الشركة.
لذا، ينبغي على الإدارة أن تحدد أدوار كل شخص بدقة وتوضح تسلسل العمل وكيفية انتقاله من موظف لآخر وطريقة الإشراف على إتمام المهام وتوزيع المسؤوليات بين المديرين بوضوح وانضباط.
أنشئ منصة تعليمية جاهزة لموظفيك لتدير وتتابع كافة الأنشطة التدريبية، استخدم Zamn لإنشاء موقعك الإلكتروني وتمكن من إدارة الاحتياجات التدريبية بفاعلية.
4ـ القيادة الفعالة للفريق
يُعد قادة الفرق والمديرين من أبرز الأمور التي تؤثر في تعزيز قدرات وكفاءة العاملين من الكوادر سواء بشكل إيجابي أو سلبي، حيث إن القادة الملهمين يمتلكون القدرة على تحفيز موظفيهم وتطوير مهاراتهم ومشاركتهم الأهداف والأفكار لتعزيز الإنتاجية؛ فيشعر حينها الموظفون بالتقدير ويسعون إلى تطوير أنفسهم أكثر.
5ـ تحسين التواصل بين مختلف الفرق
تعتمد دورة العمل في المؤسسات على فكرة التعاون والتكامل بين مختلف الفرق، حيث إنه يحتاج كل قسم إلى معلومات من الأقسام الأخرى ليتمكن من الشروع في عمله من الأساس؛ لأنه من المفترض أن يكمل كل فريق العمل الذي بدأه الفريق الآخر حتى يتوصل الجميع في النهاية إلى تحقيق هدف الشركة.
وعند غياب هذا الأمر يشعر الموظفون بوجود فجوة كبيرة تعوقهم على أداء مهام عملهم على الوجه الأمثل؛ مما قد يقلل من حماسهم ويقضي على دوافعهم في تحسين أدائهم وإنتاجيتهم.
ولأجل تفادي هذا الأمر، تعمل إدارة الموارد البشرية في المؤسسات على إزالة الحواجز النفسية بين مختلف الموظفين بمختلف أقسامهم وتشجيعهم على التواصل مع بعضهم البعض من خلال العديد من الأنشطة التفاعلية والتدريبات؛ مما يسهل من عملية التعاون خلال تنفيذ الأعمال اليومية.
6ـ توزيع أعباء العمل بشكل متوازن
وجود عدد من الموظفين الأكفاء في شركتك والذين يمكنك تكليفهم بالأعمال الهامة باطمئنان وثقة كاملة في أدائهم لأدوارهم بإتقان أمر رائع، لكن سوء إدارتك لهذه الميزة قد يحرمك مجهوداتهم فيما بعد إذا استمر اعتمادك الكلي عليهم لفترات طويلة بدون توزيع عادل للمهام بين مختلف الموظفين.
يجب أن تتأكد أن تعزيز قدرات وكفاءة العاملين يبدأ من حسن إدارة مجهوداتهم وأن يشعروا بأنه يتم تقديرهم على مجهوداتهم وأن الشركة لا تستغل تفانيهم في العمل لتكليفهم بمزيد من الأعمال بشكل مختلف عن أقرانهم؛ فيشعرون حينها وكأنه يتم استنزافهم وعقابهم على اجتهادهم في العمل.
7ـ توزيع الأعمال حسب القدرات والمهارات
أحد أكبر العوامل التي تدفع كثير من الموظفين إلى ترك وظائفهم هو شعورهم بأنه لا يتم استغلال قدراتهم بالشكل الصحيح.
لذلك يجب على قادة الفرق التعرف على نقاط قوة وضعف كل موظف، وتكليفه بالأعمال التي تسمح له بإبراز نقاط قوته؛ مما يزيد من شعوره بالإنجاز ويحفزه على مزيد من التطور.(1)
8ـ تبادل تقديم الآراء حول العمل
من المهم أن تقوم كمدير بشكل دوري بإخبار الموظفين بانطباعاتك وملاحظاتك على كيفية أدائهم لعملهم، هذا الأمر يجعل الموظفون يتعرفون على توقعاتك منهم وما تريد الوصول إليه من خلال أعمالهم، وبالتالي يسعون لتطوير ذواتهم ليلبوا توقعاتك وأهدافك.
لكن، ينبغي الانتباه إلى أمر ضروري خلال إعطاء الملاحظات عن العمل، وهو ألا تكون جميع الملاحظات مركزة على نقاط الضعف عند الموظفين فحسب، بل يجب أن تذكر جميع نقاط القوة لديهم خلال جلسات التقييم؛ لتزيد من ثقتهم في ذواتهم وتشجعهم على مزيد من التطور وتعزيز مهاراتهم.
كما أنه ينبغي أن تطلب منهم في جلسات التقييم أن يبلغوك بملاحظاتهم عن عملك معهم كمدير، وتشجعهم على مشاركة آرائهم دون خوف أو تردد، وأن تكون عملية التقييم تبادلية؛ لأن مثل هذه الأمور تساهم بشكل كبير في تعزيز قدرات وكفاءة العاملين بشركتك وتجعلهم يعملون بأريحية أكثر.
اقرأ أيضًا: تدريب الكوادر الوطنية.
9ـ منح المزايا والمكافآت الخاصة
تقوم الكثير من الإدارات بتوجيه اللوم حينما يحدث خطأ ما في سير العمل، لكنهم يتغافلون عن أهمية الإشادة بالإنجازات التي تتحقق والاحتفال بها إن لزم الأمر وما يرتبط به من شعور الموظفين بالتقدير لمجهوداتهم ويحفزهم على البحث عن مزيد من التميز في أداء مهامهم الوظيفية؛ لأنهم في النهاية سيجدون التقدير الذي يبحثون عنه.
يبدأ التقدير من مجرد الثناء على أعمال الموظفين من قبل الإدارة ولو بكلمة شكر مكتوبة على ورقة ملاحظات ويتم وضعها على مكتب الموظف ويمكن أن يصل إلى منحهم مكافآت مالية أو هدايا أو إجازات استثنائية أو غيرها من أشكال إبراز الامتنان والتقدير؛ لتحفيزهم على مزيد من الإنتاجية.
10ـ تنظيم برامج تدريبية متخصصة
بالطبع فإن تنظيم برامج التدريب وكذلك الحقائف التدريبية والأنشطة التدريبية الخاصة للموظفين لتنمية مهاراتهم الشخصية والعملية هو أحد الطرق المباشرة والصريحة في تعزيز قدرات وكفاءة العاملين بالمؤسسة، حيث تساعد تلك التدريبات على أن يؤدي كل موظف مهام وظيفته بدقة وبأفضل طريقة ممكنة.
وبإمكانك أن تقوم بتنظيم تدريبات مخصصة لكل موظف على حدى بما يناسب مهاراته الحالية والمهارات التي تهدف إلى أن يصل إليها، وتنظيم المحتوى التدريبي بشكل لا يعطل سير العمل من خلال نظم إدارة التعلم التي توفرها لك «منصة زامن»؛ لتحقق أفضل نتائج تدريبية ممكنة.
أنشئ منصة تعليمية جاهزة لموظفيك لتدير وتتابع كافة الأنشطة التدريبية، استخدم Zamn لإنشاء موقعك الإلكتروني وتمكن من إدارة الاحتيياجات التدريبية بفاعلية.
11ـ وجود فرص للترقي
تقع كثير من الإدارات في خطأ كبير عندما تتوافر في المؤسسة مناصب قيادية شاغرة بأن يقوموا بالبحث عن من يشغلها من خارج المؤسسة على الرغم من أنه يُستحسن أن تمنح تلك الفرص لموظفيها المتميزين وتمنحهم الفرصة لتولي المناصب القيادية مكافأة لمجهوداتهم؛ لأنهم أجدر الناس بتلك المناصب بما يعرفونه عن نظام المؤسسة وكيفية أداء أعمالها بدقة واحترافية.
كما أن شعور الموظفين بأنه هناك فرصة للترقي والتدرج في المناصب القيادية كفيل بأن يكون حافزًا كبيرًا في تعزيز قدرات وكفاءة العاملين بالمؤسسة، وتشجيعهم على تطوير مهاراتهم وقدراتهم.
12ـ المرونة في القرارات الإدارية والتنظيمية
ينبغي على الإدارة أن تتعامل بطريقة أكثر مرونة في اتخاذ القرارات المتعلقة بمواعيد العمل وأماكن تنفيذ العمل إذا لم يضر ذلك الشركة بالطبع.
فهناك الكثير من المجالات التي يمكن العمل فيها عن بعد، حينها إذا وافقت الشركة على أن يعمل البعض عن بُعد بسبب أي ظروف شخصية يمر بها، سيساعد هذا القرار على شعور الموظفين بالتيسير والأريحية في تنفيذ أعمالهم دون الاضطرار إلى ضياع الوقت والإرهاق في الطرق المزدحمة للوصول إلى مقر العمل، كما أنهم سيدفعهم للعمل حتى إذا كانوا مرهقين بعض الشيء ولن يضطرهم إلى طلب إجازات إلا للأسباب الطارئة.
بشكل عام، يجب على الإدارات أن تسعى إلى تيسير ظروف العمل على موظفيها كلما سمحت الفرصة بذلك، سواء كان على مستوى مكان العمل أو الإجازات أو القرارات التحفيزية بشكل عام؛ مما سيزيد بالطبع من ولاء الموظفين للمؤسسة والتقليل من معدل دورانهم إلى أدنى حد ممكن.
13ـ التقدير المادي المناسب
واحدة من أكثر طرق تعزيز قدرات وكفاءة العاملين بالمؤسسة فعالية هو شعورهم بالتقدير المناسب لمجهوداتهم ومنحهم رواتب تنافسية ترضيهم، هذا الأمر يدفعهم إلى بذل المزيد من المجهود وإتقان أعمالهم والتطوير من قدراتهم وعدم اللجوء إلى البحث عن عمل آخر ليتمكنوا من الوفاء بالتزاماتهم المعيشية.
14ـ تطوير أدوات وآليات العمل باستمرار
إذا أردت أن يعمل موظفوك بكل طاقتهم فيجب عليك أن تيسر عليهم من كيفية أداء واجباتهم، وذلك من خلال توفير الأدوات والآليات اللازمة التي تساعدهم على إنجاز أعمالهم في أسرع وقت وبأفضل جودة ممكنة.
كما يجب على الإدارة أن تبحث عن حلول سريعة وفعالة لأي عوائق تواجه الموظفين في عملهم بدلًا من إهدار جزء كبير من مجهوداتهم في البحث عن حلول لتلك المشكلات التقنية أو إيجاد بدائل لها.(2)
15ـ الالتزام بأوقات العمل وعدم تجاوزها
يجب على الإدارة الالتزام بمواعيد العمل المحددة في الاتفاق مع الموظفين بشكل قوي وعدم تجاوزها أو الإخلال بها إلا في حالات الضرورة القصوى مع تعويض الموظفين بالشكل المناسب في هذه الحالات.
حيث إنه حينما يكتشف الموظف أن ظروف العمل تتطلب منه الاستمرار في مقر العمل لأوقات متأخرة كل يوم أو بشكل متكرر دون التعويض المادي المناسب نظير ساعات العمل الإضافية سيشعر حينها بالاستنزاف والإرهاق؛ مما يترتب عليه عدم الرضا على بيئة العمل بشكل كبير.
ختامًا، فإن اهتمامك بتوفير بيئة عمل صحية في مؤسستك هو أولى خطوات النجاح وأكثرها فعالية، ذكرنا لك في هذا المقال مجموعة من أشهر الوسائل التي يمكن أن تساعدك على تحقيق هذا الهدف العظيم، شاركنا برأيك في التعليقات ما هي أبرز الطرق التي يمكن أن تساعد في تعزيز قدرات وكفاءة العاملين بالمؤسسات؟
أنشئ منصة تعليمية جاهزة لموظفيك لتدير وتتابع كافة الأنشطة التدريبية، استخدم Zamn لإنشاء موقعك الإلكتروني وتمكن من إدارة الاحتيياجات التدريبية بفاعلية.
